红字专用发票的通俗的说法就是销项负数发票。比如上月开出的发票，发生了退货，或者发票信息有误，无法认证等原因可开具红字发票条件（记住必需是跨月的发票）。
1、一般纳税人当月开具的专用发票，发生退货或者开票信息有误，可以当月直接作废，无需开具红字发票。
2、当开出的销项专用发票，在次月才发生退货或者开票信息有误不能认证，则在本月内可以开具销项负数发票，因为只有跨月了的发票才不能作废，只能开具负数发票冲减当期销售（即红字专用发票）。备注：开具红字专票还有一个最重要的前提条件是：已开具的专票 发票联 和 抵扣联 必须退回来。开具红字发票步骤如下：
1、登陆税控盘后，点击"红字增值税专用发票信息表填开"，输入需要开具的专用发票的 发票代码 及 发票号码，（对方未抵扣的情况下选择销售方申请）点击确定，
2、输入发票代码及发票号码后，系统会提示该张发票的票面信息及是否可以开具的提醒，一般情况下都是可以开具的，然后核对信息是否和需要开具的负数发票信息一致，一致后，点击"打印"按钮（注意：如果不点击"打印"而直接退出，则开具不成功，系统默认为点击"打印"按钮后，不管打印成功与否，此张发票才是成功录入红字发票申请单且生成单号）
3、红字发票申请单填写成功后，点击"红字增值税专用发票信息表查询导出"，将未上传的信息表进行"上传"。
4、上传成功后，点击"增值税专用发票填开"-弹出最新的一张未开具过的发票代码及发票号码，进行核对，核对无误点击"确定"，进入正常开票界面，
点击"红字"—点击"导入网络下载红字发票信息表"
点击"选择"，系统会自动复制该张发票信息，所有数据和上月开出的销售内容完全一致，只是金额变为了负数。
5、打印这张负数的发票处理即可。